BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Fungsi utama e-mail adalah untuk pertukaran pesan dalam organisasi. Komunikasi internal semacam itu semakin penting sekarang ini. Organisasi mengalami perampingan, rantai komando yang semakin mendatar, pembentukan tim kerja, dan pemberdayaan pangkat-dan-arsip karyawan. Dengan diberi lebih banyak wewenang untuk mengambil keputusan, karyawan menemukan bahwa mereka butuh lebih banyak informasi. Mereka harus mengumpulkan, mempertukarkan, dan mengevaluasi informasi yang berkaitan dengan produk dan layanan yang mereka tawarkan. Manajemen juga memerlukan input dari karyawan agar dapat cepat tanggap terhadap perubahan pasar lokal dan global. Permintaan akan informasi yang semakin meningkat ini berarti peningkatan penggunaan e-mail, meskipun memo dengan kertas masih digunakan.

Mengembangkan keterampilan dalam menulis pesan e-mail dan memo memberikan manfaat penting. Yaitu, dokumen yang ditulis dengan baik cenderung mencapai tujuannya. Dokumen tersebut menciptakan kesan baik karena ditulis dengan hati-hati, perhatian, dan jelas. Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator.

Dunia maya atau internet berkembang dengan cepat seiring berkembangnya teknologi. Karena semakin banyak orang terhubung melalui internet atau web maka semakin besar pula peluang ekonomi yang di dapat. Agar terwujudnya komunikasi efektif dari berbagai pesan-pesan bisnis. Maka dari itu sangat penting untuk dibahas dalam makalah yang kami susun karena dengan terciptanya komunikasi, maka akan terciptanya hubungan yang akrab antara komunikator dengan komunikan sehingga tujuan yang ingin dicapai bersama akan terwujud.

• Rumusan Masalah

1. Apa yang di maksud dengan Pesan Email dan Memo?
2. Apa saja Kelebihan serta Kekurangan Pesan Email dan Memo?
3. Apa saja Fungsi Serta Manfaat Pesan Email dan Memo?
4. Bagaimana Cara Menulis Pesan Email dan Memo?
5. Bagaimana Contoh Kasus Pesan Email dan Memo?

• Tujuan Penulisan
• Memenuhi tugas yang diberikan pada mata kuliah Komunikasi Bisnis.
• Mengajak Mahasiswa untuk mengetahui pengertian Pesan Email dan Memo.
• Mengajak Mahasiswa untuk mengetahui serta memahami tentang Kelebihan Serta Kekurangan Pesan Email dan Memo.
• Untuk memberikan informasi tentang Fungsi Serta Manfaat Pesan Email dan Memo.
• Untuk mengetahui tentang Cara Menulis Pesan Email dan Memo.
• Untuk mengetahui bagaimanaContoh Kasus Pesan Email dan Memo.

BAB II

PEMBAHASAN

1. Pengertian Pesan Email dan Memo

a)     Pengertian Email

Email adalah singkatan dari electronic mail yang merupakan surat atau pesan dengan format digital. Email banyak dapat diakses dengan mudah dengan berbagai gadget seperti komputer maupun ponsel smartphone.

Pada awal perkembangan internet, email digunakan sebagai sarana komunikasi antar developer internet dan kini seiring dengan perkembangan teknologi, email digunakan untuk berbagai macam tujuan dan dapat diakses oleh siapa saja.

Penggunaan email tidak dikenakan biaya dan hanya bermodalkan koneksi internet. Ada beberapa jenis email yang saat ini digunakan diantaranya pop mail, web mail dan forward mail.

• Pop mail atau post office protocol mail adalah email yang hanya dapat diterima dari internet service provider yang digunakan. Jenis mail ini dapat dibaca secara offline tetapi tidak bisa diakses disembarang tempat dan hanya bisa diakses dari rumah atau kantor dengan koneksi internet tersebut.
• Web mail, atau web based mail adalah email yang hanya bisa diakses dengan membuka laman web penyedia layanan email tertentu. Karena aksesnya hanya membutuhkan laman web maka web mail bisa diakses dimana saja asal terhubung dengan koneksi internet.
• Forward mail adalah suatu layanan email dimana email yang masuk pada suatu alamat diteruskan pada alamat yang lain. Layanan ini cocok digunakan bagi mereka yang suka bergonta ganti email atau tidak ingin memberitahukan email yang baru. Intinya forward mail berfungsi sebagai perantara antara satu email dengan email lainnya. Karena berfungsi sebagai perantara maka tentu saja email yang diterima akan lebih lambat diterima oleh pengguna

Beberapa situs penyedia email yang saat ini banyak digunakan diantaranya adalah Gmail, Yahoo dan Hotmail. Layanan email tersebut bisa diakses melalui web atau browser yang biasa digunakan dengan mendaftarkan diri terlebih dahulu dan kemudian pengguna akan menerima alamat email yang sesuai dengan data yang diberikan oleh user atau pengguna.

• Pengertian Memo

Memo adalah sebuah bentuk surat yang ditulis dengan ringkas, padat dan jelas yang ditujukan kepada seseorang. Biasanya isi Memo langsung menyatakan maksud dari si pengirim tanpa adanya bagian bagian isi surat lain seperti, salam pembuka, dan salam penutup.

Berdasarkan penggunaannya, Memo dibagi menjadi dua bentuk yaitu Memo resmi dan Memo tidak resmi. Memo resmi adalah Memo yang dikeluarkan oleh suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Memo ini ditujukan untuk orang yang ada atau terlibat di lembaga, instansi, atau organisasi tersebut.

Memo terbagi menjadi beberapa bagian (Struktur) memo antara lain sebagai berikut:

• Kepala Memo

Kepala memo terdiri dari: Kop Memo (Memo Resmi), Nama Pengirim dan Nama Penerima.

• Badan Memo

Badan Memo teridiri dari Isi memo.

• Kaki Memo

Kaki Memo terdiri dari : Tanda tangan dan Nama Jelas si Pembuat Memo.

Pesan email dan memo merupakan bentuk komunikasi standar dalam kebanyakan organisasi, mereka mungkin akan menjadi media komunikasi bisnis yang paling umum. Pesan yang sangat diperlukan ini digunakan untuk memberi informasi pada karyawan, meminta data, memberi respons, mengimformasi keputusan, dan memberi arahan. Pesan e-mail dan memo yang baik umumnya mempunyai karakteristik tertentu.

• Kelebihan Serta Kekurangan Pesan Email dan Memo
• Kelebihan serta kekurangan email

Kelebihan :

• Pengoperasian mudah dengan bentuk dan ukuran yang bervariasi.
• Pengiriman sangat cepat.
• Biaya murah.
• Dapat mengirim ke beberapa alamat lain sekaligus.
• Surat yang masuk mudah dibaca, disimpan , dan dicetak.
• Privasi terjamin yang dilindungi oleh password

Kekurangan :

• Kesalahan penulisan alamat tujuan, maka email tidak sampai tujuan.
• Email di kirim sering gagal apabila :
• Lalulintas internet padat.
• Koneksi lambat.
• Kotak surat tujuan penuh, maka email yang datang akan terhapus.
• Adanya kemungkinan pemalsuan identitas.• Rawan Penyadapan, jika password yang diketahui oleh orang lain.
• Kelebihan serta kekurangan memo

Kelebihan :

• Lebih praktis dan komunikatif
• Bisa dipergunakan siapa saja
• Menghemat waktu
• Dapat di gunakan sebagai pengingat bagi seseorang mengenai intruksi yang telah di terimanya

Kelemahan :

• Ukuran terlalu kecil, sulit diarsipkan dan sulit dicari.
• Penulisan memo biasanya bersifat informal dan singkat sehingga Memo tidak mencakup informasi secara lengkap dan terperinci yang sering menimbulkan kesalah pahaman.
• Mudah hilang dan bersifat umum

• Fungsi Serta Manfaat Pesan Email dan Memo

1. Fungsi Serta Manfaat Email

Fungsi email yang diketahui adalah sebagai berikut

• Mengirim dan menerima file

email juga bisa mengirimkan file dalam bentuk gambar, dokumen, video atau bentuk file lainnya pada alamat yang dituju dengan menambahkannya pada lampiran atau attachment yang tersedia pada email. Biasanya ukuran file yang dikirim memiliki ukuran tertentu dan tidak boleh melebihi ukuran file maksimal yang telah ditetapkan.

• Mendaftar akun sosial media dan lainnya

Saat ini hampir semua fitur layanan yang tersedia di internet baik jejaring sosial media, online shopping, game dan lainnya membutuhkan email saat mendaftar dan login pada layanan tersebut. Biasanya fitur aplikasi tersebut akan meminta verifikasi dari akun email yang didaftarkan dan juga mengirimkan notifikasi melalui alamat email yang didaftarkan. Email juga merupakan komponen penting saat Anda akan membuat suatu blog atau website yang adadi internet.

• Sarana Promosi

Saat ini email tidak hanya menjadi sarana pengiriman pesan dan dokumen melainkan juga menjadi lahan promosi bagi para pebisnis misalnya online store. Saat pengguna mendaftarkan emailnya pada suatu online store maka secara otomatis alamat email tersebut akan menerima email promosi dari online store tersebut.

• Mengaktifkan Smartphone

Ponsel atau smartphone khususnya android hanya dapat diaktifkan dengan memasukkan alamat email terlebih dahulu dan alamat email tersebut biasanya akan tersinkronisasi dalam aplikasi yang terdapat dalam smartphone tersebut.

Manfaat Email:

• Dapat menghubungkan kita dengan siapa saja yang terhubung di internet di seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal.
• Dengan e-mail, data dikirim secara elektronik sehingga sampai tujuan dengan sangat cepat.

• Dapat mengirim kepada lebih dari satu orang pada saat bersamaan.

• Memudahkan komunikasi dengan orang yang ada di seluruh dunia
  • Fungsi Serta Manfaat Memo

Fungsi memo

yaitu sebagai bentuk komunikasi yang berisi arahan, permintaan, atau keterangan tentang sesuatu yang harus dilakukan atau diselesaikan dengan segera.

Manfaat memo

yaitu untuk meminta atau memberikan informasi ataupun petunjuk pada seseorang yang berkompeten.

• Cara Menulis Pesan Email dan Memo

1. Cara Menulis Email
2. Ketahui kepada siapa kamu akan mengirim e-mail

Ketika kamu ingin mengirimkan sebuah e-mail, hal pertama yang harus kamu ketahui adalah alamat e-mail penerima. Tanpa mengetahui alamat email penerima maka kamu tidak dapat mengirimkan sebuah email kepada orang tersebut.

Pada baris To diisi dengan alamat e-mail penerima utama. Selanjutnya pada baris Cc diisi dengan alamat e-mail penerima tembusan/copy e-mail (bagian ini boleh tidak diisi jika kamu tidak menginginkan orang lain untuk menerima e-mail tersebut) dan pada baris Bcc sama seperti baris Cc, kamu tidak diwajibkan untuk mengisi baris ini.

• Tulis Subject E-mail

Setelah kamu menuliskan alamat e-mail penerima, langkah selanjutnya adalah menuliskan Subject/Judul pada e-mail yang akan kamu kirim. Tulislah Subject/Judul email sesuai dengan tujuan pengiriman e-mail.

Contoh penulisan judul yang salah          Contoh penulisan judul yang benar

Dapat dilihat bahwa gambar diatas adalah contoh undangan untuk hadir pada sebuah acara seminar. Pada gambar pertama judul e-mail terlihat tidak jelas (tidak tertulis seminar apa yang dimaksud). Sedangkan pada gambar kedua, judul terlihat lebih lengkap dan jelas (terdapat nama acara seminar yang dimaksud).

• Tuliskan Salam Pembuka

Sebagai salah satu etika dalam mengirimkan e-mail, ada baiknya e-mail yang kamu akan kirimkan diawali dengan salam pembuka. Salam pembuka tidak harus formal, hal tersebut tergantung dengan penerima e-mail.

Contoh salam pembuka formal:

KepadaYth.
Bapak/Ibu Pimpinan HRD
PT. xxxx
Di tempat

Jika kamu memiliki hubungan baik dengan penerima e-mail maka kamu dapat menuliskan salam pembuka yang tidak formal seperti, ” Dear Mba Ida” atau “Selamat Pagi/Siang/Sore”.

• Menuliskan Tujuan

Tujuannya harus jelas ketika ingin menulis maka harus tahu tujuan yang jelas dan pasti kepada siapa e-mail tersebut dikirimkan.

Berikut ini contoh pengiriman e-mail yang bertujuan untuk kerjasama perusahaan:

• Tuliskan Salam Penutup

Pada bagian akhir tuliskan salam penutup seperti,  “Hormat Saya”, “Regards”, tergantung situasinya. Berikut contoh salam penutup formal:

Best Regards,
Arz Lock19
Staf Pusat Karir
Biro xxxx
PT. xxxx
Jl. Xxxx No. xxx
Tlp.021- xxxxx Ext.xxx
Hp. +62xxxxx-xxxxxx
Email. arzlock19@gmail.com

• Bersikap Sopan

Jika kamu berhubungan baik dengan penerima e-mail, kamu dapat menggunakan Bahasa tidak formal dan singkatan umum. Dan sebaliknya jika kamu ingin mengirim e-mail kepada seseorang yang belum dikenal baik gunakan Bahasa formal.

• Periksa Gaya Bicara kamu

Pilihan kata-kata, kalimat, tanda baca, dan kapitalisasi yang mudah dimengerti tanpa isyarat visual dan pendengaran.

kamu dapat melihat pada contoh di bawah ini,

Dear Revi,   Segera kirimkan laporan yang diminta oleh Kepala Divisi atau saya tidak akan ada materi untuk rapat besok.   Regards, Hari

Dear Revi, Sehubungan dengan meeting yang dilakukan bersama Kepala Divisi kemarin, Apakah bisa laporan saya terima hari ini? Karena laporan tersebut akan saya gunakan sebagai materi rapat besok.   Regards, Hari

Pada gambar diatas terlihat Hari mengirimkan sebuah e-mail kepada Revi. Di kotak pertama kamu mungkin berpikir bahwa Hari merasa frustrasi atau marah, tapi jika kamu lihat pada kolom selanjutnya ketika gaya penulisan diubah, Hari tidak menunjukan rasa marah.

• Koreksi Tulisan

Saat kamu mengoreksi, perhatikan baik-baik panjang e-mail. Orang lebih cenderung membaca e-mail singkat daripada yang panjang dan bertele-tele, jadi pastikan tulis e-mail sesingkat mungkin, tanpa mengecualikan informasi yang ingin disampaikan. Jadi tulislah e-mail secara singkat, padat dan jelas, Bersikaplah sopan dan selalu mengoreksi apa yang telah kamu tulis sebelum mengklik tombol “kirim”.

• Cara Penulisan Memo

Untuk mengetahui cara penulisan yang baik langkah pertama kita harus tahu terlebih dahulu bagian-bagian yang ada di MEMO:

• Alamat yang dituju
• Pengirim Memo
• Perihal Memo
• Tanggal Pengiriman Memo
• Paraf dan nama pengirim

Ciri-ciri yang ada pada Memo terbagi menjadi 2, pertama dari segi bentuk, dan yang kedua dari segi isi.

• Ciri bentuk

Memo terdiri atas 2 bagian :

• Bagian Kepala Memo
• Bagian isi Memo
• Ciri isi

Untuk menulis isi memo harus menggunakan bahasa yang singkat. Tidak bertele-tele ataupun dengan kata-kata yang berbasa-basi. Penulis harus langsung menyampaikan pesan yang di maksud atau perintah dalam kalimat yang singkat, lugas, dan tidak menggunakan kata yang berulang-ulang.

Contoh Memo resmi dan tidak resmi

• Memo resmi adalah memo yang di tulis secara formal, memo biasanya di tulis oleh pejabat kepada anggotanya/staf instansi (kantor) baik berupa pemerintah maupun swasta.

• Memo tidak resmi adalah memo yang tidak berhubungan dengan instansi yang terkait, biasanya memo di tujukan kepaa saudara sendiri, rekan kerja, ataupun kepada sahabat.

• Contoh Kasus Pesan Email dan Memo

1. Kasus Email

Pa Dani adalah seorang manager di Perusahaan ABC. Dalam kesehariannya beliau selalu memberikan tugas dengan cara bertemu langsung kepada karyawannya atau mendatangi langsung meja kerja karyawannya. Akibatnya, Pa Dani memerlukan waktu yang lebih untuk menyampaikan tugas tersebut kepada bawahannya. Dan sering kali pada saat Pa Dani mendatangi karyawannya tersebut, sering didapati beliau, ketidakadaan karyawannya di meja kerja. Belum lagi, tugas yang diberikan belum tentu bisa dikerjakan langsung oleh karyawan Pa Dani.

• Kasus Memo

Andi adalah seorang karyawan Bank CDE. Pada suatu hari Andi diberikan tugas membuat laporan mengenai “Cara untuk meningkatkan kepuasan pelayanan di Bank”. Setelah selesai dibuat, Pa Beni selaku pimpinan di Bank CDE memeriksa laporan yang telah dibuat oleh Andi. Pada saat diperiksa ternyata ada beberapa hal yang harus diperbaiki oleh Andi. Namun, Pa Beni bingung bagaimana memberitahu Andi kesalahan yang harus ia koreksi karena pada saat itu Andi sudah pulang. Sementara, besok Pa Beni ada meetig dipagi hari. Sehingga membuat Pa Beni tidak bisa bertemu langsung untuk mengoreksi laporan yang telah dibuat oleh Andi.

• Kasus Memo

Bu Eva selaku supervisior di bank A ingin meminta segel uang kepada pihak ketiga yaitu PT TAG karena persediaan segel uang di kantor sudah menipis. Bu Eva bingung apa yang harus diperbuat karena beliau ingin mengajukan permintaan segel uang tanpa harus meminta tandatangan persetujuan dari pimpinan bank A.

• Cara Menyelesaikan kasus    

Kasus 1.

Disarankan Pa Dani seharusnya membuat email. Selain sarana memberi tahu tugas, email juga dapat digunakan untuk berkomunikasi antar sesame karyawan didalam 1 perusahaan tersebut. Dengan menggunakan email, Pa Dani tidak perlu repot-repot untuk mendatangi meja karyawan. Dan jika ada tugas yang harus dikerjakan diluar jam kantor Pa Dani bisa mengirim tugas langsung lewat email. Sehingga mempersingkat waktu.

Kasus 2

Pa Beni selaku pimpinan pada bank CDE bisa memberikan memo yang ditulis dalam kertas kecil dan ditempel diatas laporan yang telah dibuat oleh Andi. Dengan menggunakan memo akan mengingatkan dengan jelas pada bagian mana yang harus diperbaiki. Maka akan mempersingkat waktu Andi untuk memperbaiki laporan tersebut.

Kasus 3

Bu eva bisa memberikan memo kepada pihak PT TAG sebagai surat semi-resmi. Bu eva cukup dengan membuat tanggal, barang yang ingin diterima dan tanda tangan dirinya sebagai supervisior. Sehingga, bu Eva tidak lagi memelukan tandatangan dari pimpinan. Memo ini biasa digunakan untuk interaksi dalam lingkup 1 perusahaan tersebut.

BAB III

PENUTUP

1. Kesimpulan

Email adalah singkatan dari electronic mail yang merupakan surat atau pesan dengan format digital. Memo adalah sebuah bentuk surat yang ditulis dengan ringkas, padat dan jelas yang ditujukan kepada seseorang. Pesan email dan memo merupakan bentuk komunikasi standar dalam kebanyakan organisasi, mereka mungkin akan menjadi media komunikasi bisnis yang paling umum.

Fungsi serta manfaat pesan email dan memo pada umunya sama-sama memberikan informasi, menerima informasi. meskipun struktur, cara penulisan, media penyampaian berbeda-beda. Namun kelebihan serta kekurangan dari pesan email dan memo itu berbeda-beda .

Cara Menulis Email yang benar adalah dengan mengetahui kepada siapa kamu akan mengirim e-mail,Tulis Subject E-mail, Tuliskan Salam Pembuka, Menuliskan Tujuan, Tuliskan Salam Penutup, Bersikap Sopan, Periksa Gaya Bicara kamu,Koreksi Tulisan. Sedangkan Cara Penulisan Memo adalah dengan mengetahuibagian-bagian yang ada di memo seperti :Alamat yang dituju, Pengirim Memo, Perihal Memo,Tanggal Pengiriman Memo, Paraf dan nama pengirim.     

• Saran

Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut. 
Komunikasi merupakan suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya melalui kata-kata (lisan), gerak anggota tubuh, atau melalui media tertentu. Komunikasi yang baik memiliki komponen komunikasi yaitu: 
Pengirim atau komunikator (sender), Pesan (message, Saluran (channel), Penerima atau komunikate (receiver, dan Umpan balik (feedback). 
Komunikasi menjadi lebih cepat, efektif, dan efisien dengan kemajuan di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. Teknologi telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan manusia zaman sekarang. Bahkan dapat dikatakan, seluruh aspek kehidupan telah bersentuhan dengan teknologi komunikasi. 
diharapkan dengan adanya email dan memo akan membantu karyawan untuk mempermudah pekerjaannya. Serta diharapkan dapat meminimalisirkan kesalahpahaman yang dapat merugikan karyawan maupun perusahaan.

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Setiap perusahaan atau badan usaha pada umumnya didirikan untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan. Tujuan perusahaan adalah untuk mendapatkan laba yang maksimum, untuk mempertinggi tingkat pertumbuhan perusahaan. Untuk mencapai laba yang maksimum perusahaan perlu mengetahui perkembangan usahanya dari waktu ke waktu. Kas di perlukan baik untuk membiayai biaya operasi perusahaan sehari-hari maupun untuk mengadakan investasi baru dalam aktiva tetap.

Kas memegang peranan penting dan menjadi salah satu pusat perhatian dan pengawasan dalam menunjang kegiatan perusahaan sehari-hari. Suatu hal yang tidak mungkin bila suatu perusahaan dapat berkembang tanpa di sertai pengaturan atau manajemen serta pengawasan atas sumber-sumber penerimaan kas dan pengeluaran kas. Setiap perusahaan akan berusaha untuk menyediakan uang kas dalam jumlah yang ideal. Artinya tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit, yang dapat menurunkan efesiensi akibat tertanamnya uang dalam kas yang sebenarnya tidak produktif, atau terlampau sedikit karena akan mengganggu likuiditas perusahaan. Apabila kas yang dimiliki perusahaan terlalu sedikit maka kegiatan perusahaan tidak dapat dilakukan dengan baik dan efisien karena kas tidak cukup untuk membiayai kegiatan-kegiatan perusahaan. Oleh karena itu, manajer keuangan harus menentukan jumlah kas yang seimbang.

Penyimpanan kas perusahaan dalam bentuk rekening giro bank merupakan salah satu cara dalam pengendalian intern terhadap kas karena pihak bank memiliki prosedur-prosedur tersendiri yang dapat memberikan keamanan terhadap kas. Secara periodik (biasanya bulanan) bank memberikan laporan bank yang berisi informasi mengenai saldo awal dan saldo akhir bulan, serta daftar transaksi yang terjadi selama bulan yang bersangkutan.  Antara pembukuan perusahaan dengan laporan bank seringkali menunjukkan jumlah saldo yang berbeda. Oleh karena setiap akhir bulan perusahaan perlu mencocokkan saldo menurut catatan perusahaan dengan saldo menurut catatan bank yang tersaji di laporan bank. Prosedur mencocokkan saldo kas menurut catatan perusahaan dan catatan bank dan catatan perusahaan yang disebut rekonsiliasi bank.

         Untuk mengendalikan kas perusahaan yang ada di bank yang mungkin mengalami ketidakcocokan antara kas yang dicatat di perusahaan dank as yang dicatat di bank  maka harus dapat memahami apa itu rekonsiliasi bank. Maka dari itu makalah ini di susun selain untuk memenuhi tugas mata kuliah Akuntansi Keuangan Menengah membuat makalah tentang pengendalian intern-rekonsiliasi bank juga disusun untuk untuk menggambarkan prosedur rekonsiliasi bank sebagai salah satu bentuk pengendalian intern kas agar tidak terjadi tindak kecurangan oleh anggota (karyawan) perusahaan sehingga kekayaan kas perusahaan tetap aman dan stabil.

1. Rumusan Masalah
2. Apakah Pengertian Kas
3. Apa Fungsi Kas dalam akuntansi keuangan
4. Bagaimana Sifat Kas
5. Apa saja Macam – Macam Kas
6. Apa yang dimaksud Rekonsiliasi Bank
7. Alasan Mengapa perlu dibuatnya rekonsiliasi bank
   1. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan yang dikemukakan dalam makalah ini adalah:

1.Untuk Mengetahui Pengertian Kas

2. Untuk Mengetahui Fungsi kas dalam akuntansi Keuangan

3.Untuk Memahami Sifat – Sifat Kas

4.Untuk Mengetahui Macam – macam Kas

5.Untuk Memahami Rekonsiliasi Bank

6.Untuk Mengetahui perlunya dibuat Rekonsiliasi Bank

1. Manfaat Penulisan

 Manfaat dalam penulisan makalah tentang kas besar dalam akuntansi   keuangan:

1. Bagi penulis supaya penulis dapat mengetahui Kas dalam Akuntansi Keuangan

2.  Bagi pembaca supaya dapat menambah wawasan tentang Kas dalam Akuntansi Keuangan

BAB II

PEMBAHASAN

• Pengertian Kas

Menurut Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Keuangan Negara Dengan demikian kas dalam pengertian undang-undang semua uang negara yang bersumber dari seluruh penerimaan negara dan digunakan untuk membayar seluruh pengeluaran negara.

Menurut Standar Akuntansi Pemerintah, Kas adalah uang tunai dan saldo simpanan di bank yang setiap saat dapat digunakan untuk membiayai kegiatan pemerintahan. Kas Daerah adalah tempat penyimpanan uang daerah yang ditentukan oleh Bendaharawan Umum Daerah untuk menampung seluruh penerimaan dan pengeluaran pemerintah. Kas Negara adalah tempat penyimpanan uang negara yang ditentukan oleh Menteri Keuangan selaku Bendaharawan Umum Negara untuk menampung seluruh penerimaan dan pengeluaran pemerintah pusat.

Kas didefinisikan sebagai alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas dan setara kas menurut PSAK No.2 (IAI:2009 :22) ”Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro. Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat liquid, berjangka pendek dan dengan cepat dapat dijadikan sebagai kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapai risiko perubahan nilai yang signifikan”. Setara kas dimiliki untuk memenuhi komitmen kas jangka pendek, bukan untuk investasi atau tujuan lain.

Kas dan setara kas bukan hanya yang ada di perusahaan, tetapi juga saldo rekening giro di bank yang penggunaannya tidak dibatasi dan surat-surat berharga yang dapat ditarik dengan segera menjadi kas sehingga risikonya kecil akibat pengaruh terjadinya perubahan nilai dari perubahan tingkat suku bunga. kas dan setara digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan, sehingga kas dan setara kas secara langsung atau tidak langsung hampir mempengaruhi semua transaksi bisnis perusahaan. 

• Fungsi Kas

Kas berfungsi untuk menampung transaksi yang menyangkut kas dalam perusahaan (pengeluaran atau penerimaan). Ditetapkan akun dan rekening sebagai berikut :

1. Kas kecil (petty cash) merupakan sejumlah dana dibuat secara khusus untuk pengeluaran secara rutin dan relative kecil jumlahnya. Namun memiliki jumlah yang terbatas secara berkala diisi kembali jika saldonya akan habis.

2.  Kas atau Bank, berfungsi untuk menampung transaksi penerimaan dan pengeluaran kas melalui kasir didalam perusahaan.

3. Selisih kas yaitu untuk menampung perbedaan dari  jumlah fisik kas dengan jumlah kas menurut catatan pembukuanya. Namun, bersifat sementara saja atau sebelum penyebab selisihnya ditemukan.

2.3  Sifat Kas

Sesuai uang yang saya jelaska diatas bahwa kas meliputi uang tunai bisa yang berada ditangan ataupun dalam perusahaan atau di bank, check, demand reposit money order dan lainya. Ada beberapa kriteria dari kas yaitu:

1.  Kas aktif tapi tidak produktif, agar mendapatkan rentabilitas, kas harus bergerak tidak boleh diam, agar dapat manfaat  atau dapap pendapatan. Kas harus diubah terlebih dahulu bentuknya menjadi suatu persediaan atau piutang namun tidak juga dibolehkan merubah saldo kas seutuhnya, karena dapat menyulitkan perusahaan beroperasi karena kekurangan kas yang memadai.

2. Tidak memiliki identitas kepemilikan, yang menyebabkan kas mudah dipindah tangankan. Kondisi ini harus mampu membuat manajemen yakin jika :

• Setiap pengeluaran kas harus sesuai dengan tujuan
• Semua uang yagng seharusnya diterima, harus benar-benar diterima
• Tidak terjadi penyalahgunaan terhadap uang milik perusahaan. Supaya  alat pembayaran bisa dikategorikan sebagai kas, maka ada kriteria yang dapat dpenuhi terlebih dahulu seperti :
• Harus diakui oleh umum dan dapat dipergunakan sebagai alat pembayaran atau alat tukar dalam setiap transaksi.
• Diterima oleh masyarakat sebagai alat pembayaran sebesar nilai nominalnya.
  • Macam – macam Kas dalam Akuntansi Keuangan

Menurut ilmu akuntansi ada dua macam kas. yaitu :

1. Kas Kecil 

2. Kas Besar

1. Pengertian Kas kecil

Kas kecil adalah kas prusahaan yang nilainya relitif kecil yang di simpan di bagian pemegang kas kecil. Jumlah kas kecil ini relatif tergantung prusahaan menuntukan berapa jumlah kas kecil yang akan di simpan di pemegang kas kecil. Biasanya kas kecil yang ada di prusahaan kurang dari Rp.10.000.000,- tetapi sebenernya tergantung prosedur prusahaan untuk menentukan besar kecilnya dari kas kecil yang ada pada prusahaan. 

Fungsi Kas kecil

Kas kecil ini juga berfungsi untuk membeli sesuatu dalam harga yang nilainya kecil pula, seperti perlengkapan misalnya, untuk membeli perlengkapan prusahaan tinggal menghubungi pemgang kas kecil untuk membelinya.

Contoh Kas Kecil

Contoh kas kecil dalam prusahaan adalah uang kertas dan uang logam.

2. Pengertian Kas Besar

Kas besar adalah kas prusahaan yang nilanya besar yang di simpan di bank. Jadi kas besar ini adalah uang prusahaan yang jumlahnya relatif besar, kas besar ini juga di simpan dibank, karena nilainya yang relatif besar atau banyak jika di cairkan dalam uang kertas, sehingga prusahaan menyimpannya dalam rekening giro. Kas besar bisa disebut juga dengan kas di bank. Dengan disimpan di bank uang prusahaan yang nilainya besar ini sangat lah aman.

Fungsi Kas Besar

Fungsi kas besar adalah untuk membeli atau membayar transaksi tertenu yang nilainya besar. Selain itu dengan menyimpannya uang di bank, maka prusahaan akan mendapatkan untuk dari bunga yang di berikan oleh pihak bank. Semakin besar uang yang disimapan, maka akan semakin besar pula bunga yang akan di dapat.

Contoh Kas Besar

Contoh kas besar ini ada banyak jenisnya seperti, rekening giro, deposito berjangka, deposito tidak berjangka, dan yang lainnya. 

2.5   Rekonsiliasi Bank

            Rekonsiliasi bank adalah daftar transaksi dan jumlahnya yang menyebabkan saldo kas yang dilaporkan pada laporan bank berbeda dengan saldo kas pada pembukuan perusahaan. Rekonsiliasi laporan bank berguna untuk mengecek ketelitian pencatatan dalam rekening kas dan catatan bank, selain itu untuk mengetahui penerimaan atau pengeluaran yang belum dicatat oleh perusahaan.

Dalam membuat rekonsiliasi laporan bank perlu diketahui bahwa yang direkonsiliasikan adalah catatan perusahaan dan bank, sehingga harus dibuat perbandingan antara keduanya agar dapat diketahui perbedaan-perbedaan yang ada. Perbandingan ini dilakukan dengan cara debit rekening kas dibandingkan dengan kredit catatan bank yang bisa dilihat laporan bank kolom penerimaan, dan kredit rekening kas dibandingkan dengan debit catatan bank yang bisa dilihat dari laporan bank kolom pengeluaran. Biasanya laporan bank diterima bulanan dan akan direkonsiliasikan dengan catatan kas.

Terdapat dua catatan kas dalam perusahaan yaitu:

a.       Akun kas pada buku besar umum perusahaan.

b.      Laporan banl, yang menunjukkan penerimaan dan pembayaran kas yang dilakukan melalui bank.

Pembukuan dan pelaporan bank biasanya menunjukkan saldo kas yang berlainan. Perbedaan karena adanya perbedaan waktu pencatatan transaksi.

2.6  Alasan diperlukan Penyusunan Rekonsiliasi Bank

Penyusunan rekonsiliasi bank sangat diperlukan dalam sebuah perusahaan karena  beberapa alasan yaitu:

a. Untuk mengetahui jumlah selisih saldo kas dari laporan bank yang saldo kasnya berbeda pada pembukuan perusahaan.

b.  Untuk mengetahui sebab-sebab apa saja sehingga dapat terjadinya selisih saldo kas pada catatan bank dan perusahaan.

c.  Cara agar kita dapat mengetahui saldo kas yang sama (benar) akibat dari perbedaan saldo kas yang terjadi karena perbedaan catatan antara catatan bank dan perusahaan.

Hal-hal yang menimbulkan perbedaan antara saldo menurut catatan kas dengan saldo menurut laporan bank dapat digolongkan sebagai berikut :

1)  Elemen-elemen yang oleh perusahaan sudah dicatat sebagai penerimaan uang tetapi belum dicatat oleh bank.

Contoh:

a. Setoran yang dikirimkan ke bank pada akhir bulan tetapi belum diterima oleh bank sampai bulan berikutnya (setoran dalam perjalanan/deposit in transit).

b.Setoran yang diterima oleh bank pada akhir bulan, tetapi dilaporkan sebagai setoran bulan berikutnya, karena laporan bank sudah terlanjur dibuat (setoran dalam perjalanan/deposit in transit).

c. Uang tunai yang tidak disetorkan ke bank (cash on hand).

d. Non Sufficient Check (NSC) yaitu cek yang tidak cukup dananya untuk diuangkan.

2)  Elemen-elemen yang sudah dicatat sebagai penerimaan oleh bank tetapi belum dicatat oleh perusahaan.

Contoh:

a.       Bunga yang diperhitungkan oleh bank terhadap simpanan, tetapi belum dicatat dalam buku perusahaan (jasa giro).

b.      Penagihan wesel oleh bank, sudah dicatat oleh bank sebagai penerimaan tetapi perusahaan belum mencatatnya.

3)  Elemen-elemen yang sudah dicatat oleh perusahaan sebagai pengeluaran tetapi bank mencatatnya sebagai pengeluaran.

Contoh:

a.      Cek-cek yang beredar (outstanding cheque) yaitu cek yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan dan sudah dicatat sebagai pengeluaran kas tetapi oleh yang menerima belum diuangkan ke bank sehingga bank belum mencatatnya sebagai pengeluaran.

b.      Cek yang sudah ditulis dan sudah dicatat dalam jurnal pengeluaran uang tetapi ceknya belum diserahkan kepada yang dibayar maka cek tersebut belum merupakan pengeluaran oleh karena itu jurnal pengeluaran kas harus dikoreksi pada akhir periode (cheque on hand).

4) Elemen-elemen yang sudah dicatat oleh bank sebagai pengeluaran tetapi belum dicatat oleh perusahaan.

Contoh:

a.       Cek dari langganan yang ditolak oleh bank karena kosong tetapi belum dicatat oleh perusahaan.

b.      Bunga yang diperhitungkan atas overdraft (saldo kredit kas) tetapi belum dicatat oleh perusahaan.

c.       Biaya jasa bank yang belum dicatat oleh perusahaan.

Selain keempat hal di atas, perbedaan antara saldo kas dengan saldo kas menurut laporan bank dapat terjadi akibat kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam catatan perusahaan maupun catatan bank. Untuk dapat membuat rekonsiliasi laporan bank maka kesalahan-kesalahan yang ada harus dikoreksi.

Rekonsiliasi bank dapat dibuat dalam 2 macam cara yang berbeda :

1. Rekonsiliasi Saldo Akhir, yang dapat dibuat dalam 2 bentuk :

a.       Laporan rekonsiliasi saldo bank dan saldo kas untuk menunjukkan saldo yang benar.

b.      Laporan rekonsiliasi saldo bank kepada saldo kas

2. Rekonsiliasi saldo awal, penerimaan, pengeluaran dan saldo akhir, yang bisa dibuat dalam 2 bentuk :

a.   Laporan rekonsiliasi saldo bank kepada saldo kas (4 kolom)

b.   Laporan rekonsiliasi saldo bank dan saldo kas untuk menunjukkan saldo yang benar (8 kolom).

Prosedur Rekonsiliasi Bank

Terdapat tahap-tahap dalam membuat rekonsiliasi bank. Berikut ini adalah pos-pos yang tersaji dalam rekonsiliasi bank. Pos-pos itulah yang menyebabkan perbedaan-perbedaan antara saldo bank dan saldo pembukuan.

Tahap-tahap penyusunan rekonsiliasi Bank:

1.      Mulailah dengan saldo yg tercantum dalam laporan bank dan dalam rekening Kas perusahaan (saldo per buku)

2.      Tambahkan atau kurangkan pada saldo per bank, hal-hal yg tercantum pada pembukuan perusahaan tetapi tak tercantum dalam laporan bank.

1. Tambahkan setoran dalam perjalanan pada saldo per bank
2. Kurangkan cek dalam perjalanan dari saldo per bank

3.     Tambahkan atau kurangkan pd saldo per buku, hal-hal yg tercantum dalam laporan bank tetapi tak tercantum dlm pembukuan perusahaan

1. Tambahkan pada saldo per buku:

(a)    penerimaan kas langsung melalui bank

(b)    pendapatan bunga atas saldo giro di bank

• Kurangkan pada saldo per buku:

(a)    biaya administrasi bank

(b)    biaya pencetakan cek

(c)   pengurangan yg telah dilakukan oleh bank lainnya (misal pengurangan krn adanya pengambilan cek kosong atau cek yg telah lewat waktu)

4.     Hitunglah saldo per bank dan saldo per buku yg telah disesuaikan, saldo keduanya harus sama.

5.     Buatlah jurnal untuk setiap hal yang tercantum pd butir 3, yaitu hal yang tercantum pada sisi per buku dalam rekonsiliasi bank.

6.    Perbaiki semua kesalahan pembukuan perusahaan, & sampaikan pemberitahuan ke bank jika bank melakukan kesalahan.

Sisi Bank dari Rekonsiliasi

1.      Pos-pos yang ada dalam sisi Bank adalah:

a.       Setoran dalam perjalanan (deposits in transit atau Outstanding deposits).Anda telah mencatat setoran tersebut, tetapi bank belum mencatatnya. Tambahkan setoran dalam perjalan itu.

b.          Cek yang beredar (Outstanding cheks). Anda telah mencatat cek-cek tersebut, tetapi bank belum membayaranya. Kurangi cek yang beredar.

c.       Kesalah Bank (Bank Errors). Mengoreksi semua kesalahan bank pada sisi bank dari rekonsiliasi.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Kas merupakan aktiva yang paling likuid karena merupakan media pertukaran. Kas mudah disembunyikan dan relatif mudah dicuri. Akibatnya, sebagian besar perusahaan menciptakan pengendalian khusus untuk kas yaitu dengan menyimpan kas dalam rekening bank dimana dokumen yang digunakan untuk mengendalikan rekening bank salah satunya dengan menggunakan sistem rekonsiliasi bank.

Rekonsiliasi bank merupakan  suatu daftar yang berisi penyebab perbedaan selisih saldo kas antara catatan perusahaan dan catatan bank. Sering kali terjadi selisih antara saldo kas menurut catatan akuntan perusahaan dan saldo kas menurut rekening koran bank. Jika terjadi selisih, maka harus dicari penyebabnya agar saldonya sama.

3.2  Saran

Kas merupakan alat pertukaran yang diakui oleh masyarakat umum oleh sebab itu sebagai dasar-landasan yang kuat untuk dipakai sebagai alat pengukur terhadap semua kegiatan ekonomi di dalam perusahaan. Dan Apabila setiap penerimaan uang disetor ke bank dan setiap pengeluaran uang (kecuali yang jumlahnya relatif kecil) menggunakan cek maka rekening kas akan dapat dibandingkan dengan laporan bank. Menurut penulis kas sangat diperlukan dalam rekonsiliasi bank karena dapat Mengetahui Keadaan Keuangan, perusahaan dapat mengecek dan memeriksa dengan teliti saldo keuangan yang sebenarnya.

Daftar Pustaka

Hery. 2008. Pengantar Akuntasi 1. Jakarta: lembaga penerbit Fakultas Ekonomi Universitas indonesia

Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta:UPP STIM YKPN

Sodikin, Slamet Sugiri. 2013. Pengantar Akuntansi 2. Yogyakarta: UPP STIM YKPN

bab-7-akuntansi-dan-pengendalian-intern-terhadap-kas